Ya has escuchado a los empleados y ahora ¿Cómo aprovechar la encuesta de clima laboral?

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Después de recoger la opinión de los empleados es vital tener claro las fases para aprovechar los resultados de una encuesta de clima laboral y mejorar la cultura de tu compañía. 

Es habitual ver a compañías que no planifican estos pasos antes de finalizar la evaluación del clima laboral, retrasando en un 3-4 meses la puesta en marcha de los planes de acción para mejorar los resultados.

Por el contrario, vemos también muchas compañías que se lanzan a realizar acciones sin comprender en profundidad lo que dicen los resultados de la encuesta de clima laboral, corriendo el riesgo de obtener conclusiones superficiales y por tanto elaborar planes de acción que no impacten. 

Hacer un buen diagnóstico es el mejor plan de acción. 

Si sigues los 5+1 pasos a continuación, puedes asegurarte de obtener el máximo valor de los resultados de tu cuestionario de clima laboral y de que las acciones que implementes en función de esos resultados aborden los problemas o sugerencias que tus colaboradores han expresado.

5+1 pasos para sacar partido a las encuestas de clima laboral

1. Profundiza en los resultados sacados de la evaluación de clima laboral

Lo primero que tenemos en cuenta es el grado de participación y si éste ha sido homogéneo dentro de la empresa; como mínimo ha de ser representativo estadísticamente. Tener esto en cuenta nos permitirá saber qué tanto de representativas serán nuestras conclusiones. 

Al estudiar los datos globales olvida el contexto que estáis viviendo, el último año o el momento en el que lanzaste la encuesta de clima. Abre tu mente, sobre todo si no te sorprenden los resultados. Una vez tengas una visión general de la compañía y áreas avanza a conclusiones sobre los temas a mejorar. 

Analiza los bloques de preguntas para identificar qué estáis haciendo bien y que representa un reto para la compañía. Cuando los resultados son malos, es muy fácil identificar por dónde empezar, sin embargo, cuando tengas niveles de 50/60% has de ser muy fino/a identificando áreas de mejora. Lo ideal es que conozcas el modelo teórico y qué aspectos son más prioritarios e importantes. 

A la hora de analizar los demográficos, tipo de trabajo, género, edad… ten en cuenta cómo están representados los grupos dentro de las áreas o tipos de trabajo. Un caso recurrente es sacar conclusiones sobre el género, por ejemplo, diferencia de puntos hombre vs mujer cuando en realidad es que tienen puestos distintos. ¿Es una cuestión de género o de puesto? Ten a mano el listado de empleados. 

¿Cuándo pasar a los siguientes pasos?

  • Cuando tengas la necesidad de comprobar más cosas y ya tengas 2/3 hipótesis a estudiar. 
  • Cuando conozcas las diferencias entre las áreas más importantes de la compañía (por ejemplo, en ventas los retos están en el reconocimiento y comunicación, sin embargo, en marketing existe un reto de coordinación).
  • Cuando te cueste resumir los resultados en 2 minutos. Todavía no es el momento de ordenar o priorizar las ideas por lo que si lo haces con facilidad te estás saltando pasos.

 

Análisis adicionales 

Después de haber profundizado en los resultados, llega el momento de comprobar y fundamentar tus hipótesis. Si el cuestionario se realizó correctamente, tendrás muchas evidencias que te permitirán hacerlo. Para ello puedes: analizar los comentarios, realizar sesiones de escucha (entrevistas y focus group), tratar los datos, usar big data (por ejemplo, incorporando otras variables externas) o usar métodos estadísticos (descriptivos e inferenciales). Cuanto mejor sea el diagnóstico más fácil será iniciar un camino de transformación de la compañía. 

Los análisis adicionales deben permitirte formar una explicación

Es muy común encontrarse mejores resultados en las personas que llevan trabajando menos de dos años en la compañía. En muchos casos, incluso tienen mejor puntuación que colectivos que llevan 15 o 20 años en la empresa. En Great Place to Work® sabemos que estos resultados están influenciados por el “Efecto Luna de Miel”; pero debemos comprobar hasta qué punto es cierto. Es importante hacerse más preguntas, como: ¿Se estará generando falsas expectativas en el proceso de selección? ¿Están nuestros managers incumpliendo promesas?… Los resultados te han mostrado un área de mejora, ahora has recoger más información. 

Es muy frecuente realizar focus group y entrevistas para recoger más información. Un error común es tratar de averiguar las razones por las que se obtuvieron esos resultados; las personas suelen reaccionar afirmando que no los entienden. Se pierde tiempo. Es más fácil y provechoso centrar la atención directamente en las áreas de mejora, recoger más información sobre qué no funciona y recoger sugerencias sobre cómo mejorar.

2. Comunica los resultados 

Sin duda éste suele ser el paso en el que más dudas se generan en las empresas que hacen una encuesta de clima o un pulse. Nosotros siempre recomendamos ser lo más transparentes posibles puesto que es la clave para que las personas asuman la responsabilidad de mejorarlos.  

Por tanto, se ha de definir en qué grado está preparada la organización para asumir los resultados que pretendes trasladar. 

Las compañías que tienen bajos índices de confianza (Trust Index©) o que tienen bajos resultados, necesitan que la comunicación tenga asociado un plan de acción que muestre la seguridad de que esos resultados mejorarán. 

En la comunicación no debes olvidar:

  • Agradecer la participación en la encuesta
  • Dar la máxima información sobre los planes de acción

Para impulsar el valor del proyecto puedes generar un lema que sirva de paraguas para todas las acciones del proyecto. Servirá como hilo conductor y es un ejercicio muy ilusionante para hacerlo en equipo.


3. Despliega los resultados

En Great Place to Work® nos dimos cuenta de que es muy importante planificar cuándo y cómo se van a hacer llegar los resultados. Ésta no es una fase que aporte valor añadido, de hecho, consiste en hacer llegar los resultados a cada responsable de poner en marcha planes de acción, sin embargo, suele ser una etapa que retrasa el proyecto. 

Para poder automatizarlo, puedes utilizar Sheet o Excel. Es mejor hacer llegar los resultados de forma ágil y comprensible que plantearse un aplicativo web o similar. Si tenéis capacidad, adelante sino prioriza la agilidad.  

Respecto al cuándo: idealmente 3-4 semanas después de haber obtenido los resultados, puesto que suele ser difícil cumplir ese plazo nunca debe de exceder de las 8 semanas. 

Los resultados tienen que convertirse en una herramienta de gestión para los managers. Cuanto antes tengan los resultados mejor podrá ser su gestión de personas. Acompaña siempre los resultados de una explicación del Para qué deben mejorar sus resultados, qué beneficios deben esperar. 

En el caso de haber lanzado una encuesta de clima con Great Place to Work (cuestionario Trust Index) da respuesta a la siguiente pregunta: ¿Para qué elevar los niveles de confianza dentro del equipo? Un ejemplo claro puede ser que: La desconfianza es el factor que más ralentiza el rendimiento de un equipo. Cuando existe confianza (o más de 65 puntos de Trust Index) dentro del equipo empezamos a encontrar comportamientos espontáneos de:

  • Corresponsabilidad: los miembros asumen como propios los objetivos del equipo haciendo esfuerzos extra por conseguirlos. 
  • Mejora continua e innovación: se proponen ideas que junto con la responsabilidad se llevan a cabo. Pasamos de problemas a soluciones y de ideas a acciones. 
  • Intención de estancia: el buen ambiente dentro del equipo, junto con los comportamientos positivos de liderazgo favorecen que los miembros quieran trabajar por mucho tiempo dentro del equipo. 
  • El equipo es mejor que la suma de las partes. 

Las razones por las que mejorar los resultados tiene que ser relevantes para los managers que deben mejorarlas. 

Es muy común escuchar hablar de los equipos de alto rendimiento, es poco común verlos. ¿Por qué? Por qué ser miembro de un equipo y gestionarlo, requiere mucha energía y esfuerzo. Tener un indicador como el Trust Index© te permite tener una indicación clara de qué cultura estás generando dentro del equipo, qué cosas haces bien como gestor, qué es mejorable… Representa un feedback claro a los managers de cómo está siendo su gestión.


4. Planes de acción

Si has llegado hasta aquí tendrás unas líneas de trabajo claras, ¡qué bien!, ahora toca convertirlo en una herramienta de gestión. Generalmente con nuestros clientes trabajamos entre 3 líneas a la hora de hacer planes de acción:

  • Planes transversales: consiste en realizar acciones para toda la compañía.   
  • Planes individuales: se trata de elaborar planes específicos en cada una de las áreas segmentadas. 
  • Híbrido (Transversales + Individuales). Nuestra recomendación (siempre que no sea la primera vez que escuchas a los empleados). 

P. Transversales

P. Individuales

P. Híbridos

Cuándo realizarlos

  • Siempre que se escucha a los empleados por 1ª vez
  • Los resultados son bajos <50%
  • El nivel de madurez en las prácticas de gestión de RH es bajo
  • Después de haber hecho al menos una encuesta de clima y planes transversales.
  • Cuando la compañía es ágil y existe alineamiento
  • Después de la 1ª vez que se explican los resultados de una encuesta de clima y se establecen planes de acción transversales

Ventajas

  • Homogeneidad en la implantación de las iniciativas
  • Indicadores comunes para medir el progreso
  • Empoderamiento de los managers
  • Aceleración del cambio de la compañía
  • Aumento de la exigencia en la gestión de personas
  • El proceso mejora la capacidad de liderazgo de los managers
  • Todas las anteriores (si sigue el consejo de cuando realizarlos)

Dificultades

  • Localización y relevancia de los planes si hay varios centros de trabajo
  • Coordinación en la implantación
  • Requiere ofrecer soporte a los managers en la interpretación de los resultados
  • Recogida de las ideas de planes de acción transversales
  • Requiere más planificación, es bueno contar con una PMO

Después de recoger la opinión de los empleados es vital tener claro las fases para aprovechar los resultados de una encuesta de clima laboral y mejorar la cultura de tu compañía. 

Es habitual ver a compañías que no planifican estos pasos antes de finalizar la evaluación del clima laboral, retrasando en un 3-4 meses la puesta en marcha de los planes de acción para mejorar los resultados.

Por el contrario, vemos también muchas compañías que se lanzan a realizar acciones sin comprender en profundidad lo que dicen los resultados de la encuesta de clima laboral, corriendo el riesgo de obtener conclusiones superficiales y por tanto elaborar planes de acción que no impacten. 

Hacer un buen diagnóstico es el mejor plan de acción. Nuestra recomendación es que se defina muy bien la manera de medir esos planes de acción. Así podréis tener en cuenta los avances en la evaluación del desempeño o similar. E ir celebrando los avances. Los procesos de transformación no son automáticos, sino que llevan un tiempo y necesitan muchos pequeños cambios. Medir el avance te permitirá celebrar los pequeños éxitos será como celebrar las batallas que vayas ganando. Si no lo haces, tendrás que esperar a ganar la guerra, y corres el riesgo de que las personas se agoten en el camino.

Puedes incorporar métodos de trabajo Agile en el desarrollo de iniciativas de mejora. Concretamente, puede ser una gran idea implementar SCRUM.

5. Evaluar y estimular el progreso 

Con los planes de acción en marcha es hora de analizar el grado de avance, para ello se ha de hacer seguimiento. Como bien imaginas, el éxito está en el seguimiento y en hacerse cargo de él. Decía Albert Einstein que el genio es 1% de talento y 99% de esfuerzo

Es habitual que los departamentos de RH se hagan cargo de esa responsabilidad, sin embargo, en el caso de los planes de acción individuales ha de ser el n+1 o el equipo el que asuma esta responsabilidad. Además, debe tener un impacto en su valoración del desempeño. En los planes híbridos es bueno incorporar a una persona que realice las funciones de PMO. 

En Great Place to Work® solemos elaborar cuadros de mando que reportan de forma instantánea el grado de avance de los planes de acción. Además, en los proyectos de Transformación Cultural realizamos reuniones frecuentes con los comités de dirección para presentar el grado de avance del proyecto.  

Para estimular el progreso te recomendamos que tengas en cuenta alguna de estas líneas de trabajo:

  • Incorporando Gamificación, bien elaborando un sistema de cooperación o competencia interna, sistema de recompensas, etc.
  • Inspiración entre otras puedes utilizar estas vías:
    • Contando casos de éxito internos que cuenten cómo otros compañeros están poniendo en marcha sus planes de acción.
    • Transmitiendo de forma recurrente la visión que se tiene de la compañía y cómo los planes encajan en ella. 
  • Comunicación: siendo muy transparente en el grado de avance de los planes
  • Reconocimiento de los esfuerzos
  • Celebración de los micro-éxitos o los hitos. No sólo has de centrarte en los grandes éxitos. 

 

5+1. Celebra los reconocimientos

En el caso de haber obtenido la certificación Great Place to Work® o haber entrado en el ranking Best Workplaces, es el momento de celebrarlo. Construir un excelente lugar para trabajar se logra gracias al cuidado de las relaciones dentro de la compañía (y también las políticas y prácticas de gestión). 

Generar corresponsabilidad es vital para sostener un negocio en el largo plazo, celebrar el éxito de forma compartida es una vía para alimentar y reconocer dicha corresponsabilidad

En el caso de que quieras profundizar sobre alguno de los pasos, contáctanos para que podamos conversar. 

Conoce más sobre cómo cuantificar tu cultura organizacional, medir el compromiso de tus empleados y generar un impacto positivo en tu negocio.

Director de Consultoría e Innovación

Jaime Nardiz – Director de Consultoría e innovación